Steeds meer evenementen combineren fysieke en digitale bezoekers

Evenementen worden steeds vaker zo georganiseerd dat mensen zowel op locatie als online kunnen deelnemen. Dat is handig voor bedrijven met medewerkers of klanten op verschillende plekken. Dit vraagt echter wel om een andere voorbereiding dan een volledig fysiek evenement. Bij een hybride opzet moet de ervaring voor beide groepen goed geregeld zijn. Online deelnemers zijn bijvoorbeeld afhankelijk van beeld, geluid en de manier waarop het programma digitaal wordt aangeboden.

Een hybride evenement vraagt om een andere aanpak

Bij een volledig fysiek evenement draait veel om de locatie zelf. Denk aan ontvangst, catering, zitplaatsen en zichtlijnen. Bij een hybride evenement komt daar nog een extra laag bij. Online deelnemers moeten kunnen volgen wat er op het podium gebeurt en voldoende mogelijkheden hebben om mee te doen. Dat betekent dat programma, techniek en presentatie vanaf het begin op beide doelgroepen moeten worden afgestemd. We zien dat dit vooral populair is bij evenementen waarbij er veel internationale bezoekers zijn die zo niet hoeven te reizen voor het evenement.

Beeld en geluid zijn extra belangrijk

De technische kant speelt bij hybride evenementen een grote rol. Slecht geluid of camerabeeld valt online veel sneller op dan in de zaal. Daarom wordt vaak gewerkt met meerdere microfoons en camera's die goed aansluiten op de ruimte. Zo kan een ptz camera huren een uitkomst bieden. Dit is een camera die op afstand kan draaien, kantelen en inzoomen. Dat kan handig zijn bij presentaties met meerdere sprekers of wanneer het podium tijdens de dag anders wordt gebruikt. De camera kan dan vanuit een vaste positie verschillende delen van de zaal volgen.

Test de techniek vooraf

Een technische test vooraf is bovendien van groot belang voor een hybride evenement. Controleer of alle microfoons goed werken en of de livestream zonder onderbrekingen draait. Ook sprekers kunnen baat hebben bij een korte briefing. Zij presenteren namelijk ook voor kijkers die via een scherm deelnemen. Een spreker die af en toe bewust naar de camera kijkt, komt online al snel natuurlijker over. Dat soort kleine dingen maakt verschil in hoe betrokken digitale deelnemers zich voelen.

Huren kan praktischer zijn dan kopen

Veel organisaties willen wel overstappen op een hybride vorm, maar hebben niet de middelen om al deze prijzige apparatuur aan te schaffen. Voor incidentele evenementen kan huren daarom logischer zijn dan kopen. Dat geldt voor camera's en geluid, maar ook voor apparatuur die het productieteam gebruikt. Denk bijvoorbeeld aan extra schermen, tablets of een laptop huren voor registratie f technische coördinatie. Zo kun je de hoeveelheid apparatuur beter afstemmen op de omvang van het evenement, zonder dat alles daarna opgeslagen en onderhouden moet worden.

Vergeet de online bezoeker niet

Een hybride evenement werkt alleen goed als de digitale deelnemer ook een volledige ervaring krijgt. Denk daarom aan chatmogelijkheden, live vragen, polls of aparte momenten waarop online deelnemers actief worden betrokken. Ook zien we dat er tegenwoordig meer aandacht besteed wordt aan de pauzes. Zo wordt er vaak iets voor de online deelnemers georganiseerd in de pauze, zodat de digitale ervaring beter aansluit op het programma. Met het op deze manier voorbereiden van hybride evenementen, zorgt ervoor dat zowel de bezoekers in de zaal als de deelnemers op afstand goed kunnen volgen wat er gebeurt.